議事録、もう手で書かない。ChatGPTに録音を渡すだけ

まず、ひとつ前提から。議事録が遅い人は、決して仕事が遅いわけではありません。

やっていることを分解すると、こうです。録音を頭から聞き直し、大事なところを探し、重複や雑談を削り、決まったことと宿題を仕分けて、文章に整える。これを全部、自分の耳と手でやっている。

話し言葉は、書き言葉よりずっと散らかっています。「えーと」も、行ったり来たりも、脱線も多い。それを要点に畳む作業が、いちばん時間を食うんです。

そして、この「聞いて・選んで・整える」は、まさにAIがいちばん得意な"言葉の仕事"。遅さの正体は、能力ではなく、全部を一人で抱える作り方のほうにあります。

AIに任せると言っても、丸投げではありません。変わるのは、あなたの仕事が「ゼロから書く」から「出てきた下書きを直す」に変わること。ここが大きい。

録音した音声か、会議中にとったメモ。それをAIに渡して「議事録にして」と頼むと、数分で下書きが返ってきます。しかも、ただの書き起こしではなく、要点・決まったこと・次にやること、に仕分けてくれる。

人がやるのは、その下書きを目で見て「ここ違う」「この数字を直す」と整えるだけ。ゼロから白紙に向かうのと、8割できた下書きを直すのとでは、かかる時間も気の重さも、まるで違います。

やることは、たった4ステップです。特別な道具も、難しい設定もいりません。

01録音する

対面の会議は、スマホの「ボイスメモ」を開いて録音ボタンを押すだけ。Zoom・Teams のオンライン会議なら、録画（レコーディング）機能で音声を残せます。

始める前に「記録のため録音します」と一言を。録音データは社内のやり取りなので、外部には共有しないことだけ気をつけてください。

02AIに渡す

録音した音声（文字起こし）か、手元の会議メモを、ChatGPT などのAIに貼り付けます。

03頼み方を決める

「この内容を、要点・決定事項・次の宿題の3つに整理して、議事録にしてください」—— この一文でOKです。

04確認して直す

出てきた下書きを目で見て、固有名詞・数字・ニュアンスのズレだけ直す。

社名・人名・専門用語は、AIが音の似た別の言葉に変換しがちです（例: 「kintone」→「キントン」）。そこだけ拾えば完成です。

「専用の機材がいるんでしょ?」とよく聞かれますが、最初は要りません。手元のスマホとChatGPTの無料版、これだけで始められます。

録音は、スマホに最初から入っている「ボイスメモ」アプリで十分。要約は、無料のChatGPTで足ります。つまり、追加の出費はゼロから始められる。

ちなみに僕の場合、メモが取れる会議なら、映した会議資料(スプレッドシート)にその場で打ち込んで、それごとAIに渡しています。録音しないことも多い。長くてメモが追いつかない会議だけ、録音して音声を渡す。どちらにしても、特別な録音機がなくても始められます。あなたのやりやすい形で大丈夫です。

会議が長い(1時間超)、人数が多い、という場合は、音声を自動で文字に起こしてくれるツールがあると、ぐっと楽になります。ただ、それは毎回の手作業がしんどくなってきてから。最初の1台目で迷う必要はありません。

いちばん差が出るのが、この頼み方です。同じ録音でも、頼み方で出てくる議事録の質はまるで変わります。

ダメな例は、ただ「議事録にして」。これだと、AIはどんな形がいいか分からず、ぼんやりした要約を返してきます。

いい例は、出力の「形」を先に決めてあげること。下のテンプレを、録音の文字起こしやメモと一緒に貼り付けてください。

議事録が速くなると、会議そのものより「会議のあと」が変わります。

今まで、会議が終わってからが本番でした。録音を聞き直して、清書して、配って…そこで1時間。その「もう一仕事」が、確認と手直しの数分に縮みます。

（下の数字は、僕が自分の会議で計ってみた目安です。会議の長さや人数で前後しますが、「聞き直して清書する時間が消える」効果は、どの会議でも同じでした。）

しかも、これは議事録だけの話じゃありません。僕は、商品の完売実績みたいな数字の報告書も、メモをAIに渡して書いてもらっています。「事実を渡して、形を指定して、整える」——この型は、議事録以外のいろんな書類にそのまま効きます。

空いた時間は、議事録を配ったあとの、本当に頭を使う仕事に回せます。