業務マニュアルの作り方は「スクショ+3行」でいい — 完璧に作らないのがコツ
業務マニュアルを作らなきゃ、とわかっていても手が動かない。その一番の理由は、たいてい「ちゃんとしたものを作らなきゃ」という気持ちです。見出しをそろえて抜けなく説明した立派な文書——そんな完成形を思い浮かべた瞬間、作業がぐっと重くなって後回しになる。でも、次にその仕事をする人が知りたいのは、体裁のいい文書ではありません。「どの画面で、どこを押せばいいか」だけ。それなら、自分が操作している画面をスクリーンショットで撮って、3行だけ説明を添えれば十分に伝わります。この記事では、完璧を目指さずに、今日から一つ作れる業務マニュアルの作り方をお伝えします。
まず結論
業務マニュアルは、立派な文書を作ろうとするほど重くなって後回しになります。次の人が知りたいのは「どの画面で、どこを押すか」だけ。だから操作中の画面をスクリーンショットで撮り、3行だけ説明を添える形で十分に機能します。今日はまず、属人化している定型業務を一つ、撮りながらやってみましょう。
5 つの視点で、ぜんぶ具体に。
知識 → 手順 → 道具 → 景色 → 次の一歩。読みたいところから。
なぜ業務マニュアルの作り方は「重い」と感じるのか
手が止まる一番の理由は、たいてい「ちゃんとした文書を作らなきゃ」という思い込みです。見出しをそろえた立派な完成形を思い描くほど、腰が重くなる。でも実際に要るのは、旅行先で友だちに「ここを右」と送る道案内のスクショくらい素朴なもの。まずはその完璧主義を、一度だけ横に置いてみましょう。
業務マニュアルは属人化の解消や引き継ぎ・新入社員教育に役立つ手段(マネーフォワード クラウド)
本当に必要なのは体裁の整った文書ではなく、次の担当者が迷わず動ける最小限の情報
図解
マニュアル作りが重いのは「作り込もう」とするから
完成形を立派に思い描くほど、着手が遠のきます。
「スクショ+3行」で業務マニュアルは十分に機能する
おすすめは、操作している画面を1手順につき1枚スクリーンショットで撮り、そこに3行だけ添える形です。「何をする操作か」「画面のどこを押すか」「どうなれば成功か」の3行。番号を振って順に並べれば、それだけで次の人は迷わず同じ手順を再現できます。文章を練るより、画面がそのまま語ってくれます。
図・画像・スクリーンショットを使うと複雑な手順や操作を視覚的に分かりやすく説明できる(マネーフォワード クラウド)
各手順は番号付きでステップバイステップに示すと理解しやすい(マネーフォワード クラウド)
図解
スクショ+3行の型
1手順ごとに1枚撮って、3行だけ添えます。
- 011手順に1枚撮る操作している画面を、そのままスクリーンショット
- 023行を添える「何をする操作か」「どこを押すか」「どうなれば成功か」
- 03番号で並べる順に番号を振れば、次の人が同じ手順を再現できる
完璧を狙わず「骨格から作って、運用しながら直す」
最初から作り込まないのがコツです。いきなり細部を書くのではなく、まず手順の骨格(大きな流れ)だけを並べる。実は骨格の段階で全体を話し合っておくほうが、後の作成時間はむしろ短くなると言われます。細かい言い回しは、実際に使ってもらいながら直せば十分。完成させてから配るより、早く回すほうが結局は速いのです。
いきなりパソコンで作り込むのではなく骨格段階で議論することで、作成時間は短縮される(日本生産性本部)
業務マニュアルは業務内容や社内ルールの変更に合わせて更新していく前提のもの(パソナ)
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どの業務から作る? — 属人化した定型業務を一つ
全部を一気にマニュアル化しようとすると、また手が止まります。まず選ぶのは、あなたにしかやり方が分からない「属人化した業務」を一つ。誰でも同じように再現できる状態にしておけば、急な休みや引き継ぎのときに一番効きます。業務を棚卸しして優先順位をつけ、効果の大きいものから一つずつ——それが標準化の王道です。
マニュアル化で誰でも同じように業務を遂行できるようになり、属人化を解消できる(マネーフォワード クラウド)
業務標準化は現状の業務を洗い出し、優先順位をつけ、手順を可視化してマニュアル化する流れで進める(マネーフォワード クラウド)
今日の一手 — 定型業務を一つ「撮りながら」やる
今日やることは一つだけ。次にいつもの定型業務をやるとき、操作のたびにスクリーンショットを撮っていきます。終わったら各画像に3行を添えるだけ。ゼロから思い出して書くのではなく、やっている自分をそのまま記録するので、負担がぐっと軽くなります。まずは五分で終わる小さな業務から始めてみましょう。
手順は実際の操作画面に沿ってステップごとに示すと再現しやすい(マネーフォワード クラウド)
属人化した業務や引き継ぎが控えた業務から優先的に着手すると効果が出やすい
図解
今日の一歩 — 撮りながらやる
次にやるとき、記録しながら進めるだけです。
- 01定型業務を一つ選ぶ五分で終わる小さな業務でいい。属人化したものが効く
- 02操作のたびに撮るやっている自分をそのまま記録。思い出して書かない
- 03あとで3行添える各画像に一言ずつ。これで一つ目のマニュアルが完成
伝わるコツ — 平易な言葉・専門用語は注釈・チェックリスト
せっかく作るなら、誰が読んでも分かる言葉で。社内だけで通じる略語や専門用語は、初めて出てきたところに一言だけ注釈を添えます。最後に「これを確認できればOK」というチェックリストを一つ付けておくと、抜け漏れが減って安心です。凝った装飾はいりません。読む人がその通りに動けるか——判断はいつもそこだけです。
誰が読んでも理解できるよう平易な言葉で簡潔に書き、専門用語には注釈を加える(マネーフォワード クラウド)
完了前に確認すべき項目をチェックリスト化すると、業務の抜け漏れを防げる(マネーフォワード クラウド)
図解
伝わるマニュアルの仕上げ3つ
凝った装飾はいりません。読む人が動けるかだけ。
- 01平易な言葉で書く誰が読んでも分かる言葉に。難しく書かない
- 02専門用語に注釈社内の略語や用語は、初めて出た所に一言だけ説明を添える
- 03チェックリストを一つ「これを確認できればOK」を末尾に。抜け漏れが減る
③ 道具
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出典
参考にした情報源
この記事の内容は、次の一次情報・公式資料をもとにしています。気になる点はご自身でも確かめられます。
- マネーフォワード クラウド公式ドキュメント事務職向け業務マニュアルの作り方は？効率的な手順や注意点を解説
スクリーンショット活用・番号付きステップ・平易な言葉と注釈・チェックリスト・属人
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- マネーフォワード クラウド公式ドキュメント業務標準化の進め方マニュアル｜目的やメリット・デメリット、成功事例なども解説
現状の業務を洗い出し優先順位をつけ、可視化してマニュアル化し、定期的に改善する流
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著者プロフィール
MANTA / 岩崎 正宏
映像とデザインで「伝わる」をカタチに。
中堅飲食グループの広報・マーケをしながら、UNLEASH TALENT で映像制作とデザインを手がけています。大事にしているのは「伝わるか」。見た目のこだわりも、AIを使った効率化も、ぜんぶ"伝える"ための道具です。YouTube(@MantaTV)、長福寺の次期住職、4歳の娘の父——いろんな顔で、現場で本当に効いたことだけを書いています。
