会議資料を30分→5分にする「型」｜白紙で悩まない段取り術

まず、ひとつ前提から。資料づくりが遅い人は、決して中身を考える力が低いわけではありません。

料理に例えるとわかりやすいです。レシピが手元にあれば、手順に迷わず材料を切るだけ。でもレシピなしで作ると、「次に何をするか」を毎回考えながら、同時に手も動かすことになります。

資料も同じで、「並べ方の型」がないと、中身を考える前に構成で止まってしまう。遅いのは中身ではなく、毎回ふりだしに戻る構成のほうなんです。

「型」というと立派なフォーマットを想像するかもしれませんが、決めるのはたった一つ。「見出しの順番」だけです。

おすすめは『目的 → 現状 → 提案 → 次の一歩』。相手が「で、どうすればいい?」と迷わずに進める並びです。

ただし、これはあくまで一例。あなたの仕事に合わせて、見出しは足したり引いたりしてかまいません。予算やリスクを足してもいいし、社内向けなら現状を厚くしてもいい。土台の順番さえ持っていれば、応用は自由です。

いちばん早いのは、考えるより先に「貼って埋める」ことです。下の型をコピーして、ドキュメントに貼り付けてみてください。

職種で少しだけ形を変えると、もっと自分のものになります。

・営業の提案資料：目的 → 相手の課題 → 提案 → 価格・条件 → 次の一手

・上司への週次報告：目的(報告か相談か) → 現状の数字 → 課題 → 次にやること

・社内の企画会議：目的 → 背景 → 提案 → 懸念とその対策 → 決めてほしいこと

どれも「目的から始めて、最後は次の一歩で終わる」のは同じ。あなたの会議に近いものを選んで、土台にしてください。

自分の型は、3ステップで作れます。① 過去にうまくいった資料を1枚開く。② 中身を全部消して、見出しだけ残す。③ その見出しを「目的・現状・提案・次の一歩」の順に並べ替える。

ポイントは、ゼロから考えないこと。すでにうまくいった例から逆算するから、迷いません。

「うまくいった資料なんて手元にない」――新人や転職したばかりなら、当然です。その場合は、上司が作った資料、社内で回ってきた議事録、この記事の型を、そのまま借りてしまえばいい。最初は借り物で十分です。

作った型は、しまい込んだら意味がありません。「毎回、勝手に出てくる」状態にするのがコツです。

やり方はかんたん。新規作成のたびに、空の型が開くようにしておくだけ。下の手順で5分あれば終わります。

道具を増やす必要はありません。いつも使っている一つに、型を仕込む。それだけで続けやすくなります。

型を持つと、会議前の風景そのものが変わります。

白紙を前に「何から書こう」と悩む、あの時間が消えます。型の見出しを上から順に埋めるだけ。空いた時間は、中身の精度に回せます。

（下の数字は、私自身が社内の週次会議資料で計ってみた目安です。会議の規模や資料量で前後しますが、「悩む時間が消える」効果はどの資料でも共通でした。）