【生成AIの教科書⑧】自分専用のAIを作る — GPTs・Gemini Gemsで“覚えさせる”

ふつうのAIに『お詫びメール書いて』とお願いすると、どの会社にも当てはまる無難な文章が返ってきます。社名も、いつもの言い回しも、全部こちらで足す必要があります。これが地味にしんどいところです。

自分専用AIは、最初に『うちはこういう会社で、メールはこの形式で、署名はこれ』と覚えさせておく仕組み。次からはただ『お詫びメール』と打つだけで、社名入り・いつもの締めまで自動で出てきます。

例えるなら、毎朝の朝礼で『うちはこういう会社です』と新人に説明し直す代わりに、入社研修を一度だけ受けてもらうイメージ。一回作れば、あとはチームの全員が同じ品質で使えます。

GPTsの“作成”にはChatGPTの有料プラン(ChatGPT Plus等)が必要ですが、作ったGPTを“使う”だけなら同僚は無料アカウントでも開けます(利用回数の上限あり)。いちばん情報が多くて作例も豊富、社内マニュアルを読ませるのも得意で、初心者の最初の一台にちょうどいいです。

Gemini GemsはGoogleのAI『Gemini』の中の機能。Googleドライブの資料をそのまま読ませやすいのが強みで、Workspaceで仕事してる会社と相性がいいです。

Claude Projectsは長い文章(PDF何十ページとか)を読ませて要約させるのが得意。研究職や法務、長文マニュアルが多い部署に向いてます。

迷ったら『すでに会社で契約してるやつ』が正解。新しく契約してから比べる必要は、ぜんぜんありません。

①ChatGPT(有料プラン)にログインして、左サイドバーの『GPTを探す』を押します。次の画面の右上に『+作成』というボタンがあるので、そこをクリック。これがスタート地点です。

②上の『設定(Configure)』タブに切り替えて、まず『名前』と『説明』を入れます。例:名前=『うちの広報AI』、説明=『社内向けお知らせやプレスリリースの下書きを作るAI』。社内で見たときに何屋さんか分かれば十分です。

③『指示(Instructions)』の欄が口ぐせを書く場所。たとえば『回答は標準語で200字以内。語尾は です・ます。社名は必ず株式会社○○と書く。お詫び文の最後は《引き続きよろしくお願いいたします》で締める』のように、お作法をベタ書きします。

④『知識(Knowledge)』に社内マニュアルやFAQのPDF・Wordをドラッグ&ドロップ。最大20ファイル・1ファイル512MBまで(Excel/CSVは約50MB、画像は20MBが上限)。社内マニュアル程度の容量ならまず引っかかりません。会社のロゴガイド、メール署名集、よくある質問集など、いつも参照する資料を入れます。

⑤まず画面右側の『プレビュー』で試しに質問して、答え方が合っているか確認。OKなら右上の『作成する(Create)』で『自分のみ』か『リンクを知っている人のみ』を選ぶと、URLが発行されて完成です。

Gemini Gemsはgemini.google.comにログイン→左メニューの『Gemマネージャー』→右上の『新しいGem』。名前・指示・ナレッジ(Googleドライブ連携可)の欄を埋めるだけ。Googleドライブのフォルダをそのまま指定できるのが便利。

Claude Projectsはclaude.aiの左メニュー『Projects』→『Create project』。プロジェクト名と『Set instructions』(口ぐせ)を書き、『Add content』からPDFやテキストをアップ。長い資料に強い設計です。

つまづきがちなのが『指示(Instructions)』が空白のまま使うパターン。資料だけ入れても、口ぐせがないと文体がブレます。短くてもいいので必ず1行は書きましょう。

口ぐせの基本テンプレ:『あなたは○○部の事務アシスタントです(役割)。回答は敬語・300字以内・箇条書きOK(文体)。社外秘情報や個人名は出さない(禁止事項)』。この3行で骨格は完成します。

マニュアルは、まず社内のFAQ集(よくある質問と答え)、専門用語集、メールや議事録のテンプレ集の3点を用意。これだけで『うちの部署っぽい返事』になります。

あるあるですが、いきなり全マニュアルを入れると、AIが迷って回答がぼやけます。最初は10ページ以内・10問のFAQから。使いながら『これも欲しい』を足していくのが正解。

例えるなら、新人さんに初日からマニュアル全巻を渡しても読みきれないのと同じ。最初は『よく聞かれるTOP10』だけ渡して、慣れてきたら2冊目を渡す感覚です。

GPTsの場合、作成画面の右上『共有』から『リンクを知っている人のみ』を選ぶと、URLが発行されます。それをTeamsやSlackに貼るだけ。ただし『リンクを知っている人のみ』は、URLが流出すると社外の人でも開けます。社内だけに限定したい場合はChatGPT Team/Enterpriseの『ワークスペース内のみ』共有を使い、個人プランのうちは“漏れても困らない資料だけ”を入れるのが安全です。

Gemini Gemsは、Gemマネージャーで共有したいGemの『共有』をクリック→Googleドキュメントと同じ画面で組織内の相手やグループを追加します。会社の設定で共有ボタンが出ない場合は管理者に確認を。Claude Projectsは、有料プラン(Team以上)で同じ組織内のメンバーに共有できます。

共有のいいところは『誰が使っても、同じ口ぐせ・同じマニュアル参照』で答えてくれること。新人さんが入ってきたとき、研修コストがぐっと下がります。

ただし、機密情報(契約金額、未公開人事、顧客リスト)は入れない。あくまで『公開されてもいい社内ルール集』までに留めるのが鉄則。心配なときは情報システム部門に一度確認を。

今日作った自分専用AIは『質問したら、社内仕様で答えてくれるAI』。次は一歩進んで『自分で考えて、複数の作業を順番にこなしてくれるAI』を扱います。手応えがガラッと変わるはず。

次回までに、今日作ったAIを実際の業務で3回だけ使ってみてください。どんな質問で詰まったか、メモしておくと、次の章での理解がぐっと深まります。

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