【生成AIの教科書⑦】情報整理 — Notion(＋AI)でメモ・タスク・社内の知識をまとめる

「メモはApple純正のメモ帳、タスクはGoogleカレンダー、社内マニュアルはWord、議事録はEvernote」。よくある散らかり方ですよね。何か探すたびに、アプリを行ったり来たり。

Notion(ノーション)は、その散らかりを一つにまとめるためのツールです。横文字でちょっと身構えるんですが、中身はとてもシンプル。メモ帳・Excel・社内wikiが、ひとつのアプリの中に同居している、と思ってください。

たとえるなら、引き出しがいっぱいある書斎です。引き出しのラベルは自分で決められて、書類でも、表でも、付箋でも、なんでも入る。そして、入れた中身をAIに「3行で要約して」とお願いできる。これが今のNotionです。

料金は、個人なら無料プランで充分使えます。会社で使う場合も、月1,000円台のプランから始められます。スマホ・PC・タブレットで同期されるので、移動中にメモを書いて、戻ったらPCで仕上げる、という流れも自然にできます。

この章では、まず1ページ作るところから始めて、タスク管理・Notion AI・社内wikiまで、画面のどこを押すかつきで順番にお見せしますね。

Notionには、いろんな機能がありますが、本質は2つだけです。「ページ」と「データベース」。これさえ押さえれば、迷子になりません。

ページは、白紙のWord1枚。文章でも、画像でも、箇条書きでも、なんでも自由に書ける場所です。アイデアメモ、議事録、ブログ下書きなど、「決まった形がないもの」はページに書きます。

データベースは、Excelの表。1行に1件のデータが入り、列ごとに項目を決めて整理できます。タスク表、顧客リスト、商品一覧など、「同じ形のものをたくさん並べたい」ときに使います。

あるあるなのが、最初にこれを混同して「タスクをページにダラダラ書く」パターン。これだと検索もフィルタも効かず、すぐ破綻します。形が同じものはデータベース、と覚えてください。

もう一つだけコツを。データベースの中身を開くと、それは1枚のページになっています。つまり「ページの集まり=データベース」という入れ子構造。これが分かると、設計がぐっと楽になります。

Notionに登録したら、最初は機能の多さに圧倒されます。テンプレ、ブロック、データベース…横文字だらけ。でも、気にしないで大丈夫。最初は1ページ書くだけで充分です。

①左のサイドバー(画面の左側に並ぶメニュー)の中に「+ 新規ページ」というボタンがあります。ここを押す。

②タイトル欄に「自分メモ」とか「2026年6月メモ」とか、なんでもいいので名前をつける。

③本文に、今日の予定、思いつき、買い物リスト、なんでも書いてみる。Enterで改行、文字を選択するとメニューが出てきて、太字や見出しにできます。

ここでよくつまずくのが「/(スラッシュ)」を押すと出てくるメニューです。これはNotionの便利機能の入り口で、「/見出し1」と打つと見出しが入る、「/箇条書き」で箇条書き、という具合。最初は無理に使わなくていいです。Wordみたいに、普通に文章を書くだけでOK。

1ページ書いたら、それをスマホアプリでも開いてみてください。同じ内容がそのまま見えるはずです。移動中もメモが続けられる…この感覚をつかむのが、最初のゴールです。

ここからが、Notionらしい使い方です。タスク管理を、データベース(表形式)で作ってみます。

①さっきと同じ「+ 新規ページ」で新しいページを作り、本文で「/テーブル」と入力して「テーブルビュー」を選びます。画面に「テーブル」の選択肢が最初から見えていれば、それを押してもOK。

②空っぽの表が出てきます。列の名前(ヘッダー)を、自分の好きな項目に変えます。最低限おすすめは3つ。「タスク名」「期限」「ステータス」。ステータスの列は、列の上をクリックして「タイプ」を「ステータス」に変えると、未着手・進行中・完了のタグが最初から入っています。

③1行に1タスクずつ書いていく。新しいタスクは、表の下にある「+ 新規」を押すと、1行追加されます。

ここまでで、もうExcelみたいなタスク表になっています。さらに便利なのが、右上の「フィルタ」ボタン。「ステータス=未着手」だけを表示、みたいな絞り込みが、ワンクリックでできます。

あるあるですが、最初から完璧な表を作ろうとすると挫折します。まずは3列だけ。使いながら「あ、優先度の列も欲しいな」と思ったら、後から足せばOK。育てていく感覚で大丈夫です。

ここからが、AIの教科書らしい使い方です。Notionには、ChatGPTのようなAIが最初から組み込まれています。「Notion AI」と呼ばれていて、書いた文章にその場で要約や整形を頼めます。

使い方はシンプルです。①ページの中で、AIに何かしてほしい文章を選択する(マウスでドラッグして青く反転させる)。

②選択すると、文字の上に小さなメニューが出ます。その中に「AIに依頼」というボタンがあるので、それを押す。

③白い入力欄が開くので、日本語でお願い文を入れる。コピペで使える例を3つ載せておきます。

【コピペ用プロンプト例】 ・「3行で要約してください」(会議メモを短くしたいとき) ・「箇条書きに直してください」(ダラダラ書いた文をスッキリさせたいとき) ・「丁寧な口調のメール本文に書き直してください」(メモをそのままお客さんに送りたいとき)

Notion AIは、無料プランだと1人あたり20回ほど「お試し」ができます(使い切りで、毎月は回復しません)。本格的に使い続けるなら、AI込みのビジネスプラン(1人あたり月3,000円前後・年払い)への切り替えが必要です。料金は変わりやすいので、公式の料金ページで最新を確認してください。まずはお試し枠で、会議メモの3行要約を体験してみてくださいね。

個人で慣れてきたら、次は社内の知識をまとめる番です。Word の社内マニュアルや、紙のファイルに眠っているノウハウを、検索できる形にしていきます。Notion ではこれを「wiki」と呼びます。

①サイドバーの「チームスペース」という見出しの右にある＋ボタンを押して、スペースの名前(例:「うちの会社wiki」)をつける。

②できたトップページで右上の「テンプレート」を開き、wiki系のテンプレ(「会社Wiki」など)を選びます。すると、目次・カテゴリつきの骨組みが、一発で用意されます。すでにあるページをwikiにしたいときは、ページ右上の「…」→「Wikiに変換」でもOKです。

③カテゴリごとに、ページを足していきます。たとえば「経理」「総務」「営業」みたいに、部署や業務ごとに親ページを作り、その中にマニュアルや手順書をぶら下げていく。

FAQを作るときは、「トグルブロック」が便利です。本文中で「/(スラッシュ)」を押して「トグル」と選ぶと、▶マークが出ます。質問を▶の隣に書き、開いた中に答えを書く。こうすると、画面が質問だけスッキリ並んで、押すと答えが出る、という見やすいFAQができます。

ここまで作ると、社内の「あの人に聞かないと分からない」が、検索ボックスから引ける本になります。1か月続けてもらえれば、もう紙の手順書には戻れない…そんな景色が見えてきますよ。

ここまで読んでくださって、ありがとうございます。Notionの全体像、なんとなくつかめてきたでしょうか。

頭で覚えるより、一度自分の手で触ってみるのが、いちばん早いです。難しいことはしなくて大丈夫。

今週、自分用のメモページを1枚作って、3日続けて書いてみてください。買い物リストでも、今日の振り返りでも、なんでもOK。3日書いたら、その中の1ページを選んで、Notion AIに「3行で要約して」と頼んでみる。これで、メモ→AI整理の流れが、体で覚えられます。

余裕があれば、同じNotionのアカウントで使える別アプリ「Notionカレンダー」を入れてみてください。Googleカレンダーの予定を、Notionのメモと並べて見られるようになります。Slackとつなぐと、ページの更新通知をSlackで受け取ることもできます。ただ、最初は無理しなくて大丈夫。まず1ページ、続けて書くこと。それが基礎になります。

次の第8章では、AIで自分の仕事そのものを見直す——「業務の棚卸し」に進みます。Notionで整理した情報をベースに、どこにAIをはめ込むかを考える、実践寄りの回です。更新はメルマガでお知らせしますね。