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資料づくりを半日から1時間に AIは「構成→本文→装飾」の順で使う

徹底ガイド編集・検品: MANTA2026年8月6日更新: 2026年8月6日6 分で読める

「あとはスライドにするだけ」——そう思って開いたのに、気づけば半日たっている。資料づくりで時間が溶ける原因の多くは、いきなり見た目から作り始めることにあります。総務省の情報通信白書(令和7年版)では、企業がメールや議事録、資料作成などの補助に生成AIを使う割合は47.3%。ただし、AIに丸投げしても速くはなりません。効くのは使う順番です。この記事では資料づくりを「構成→本文→装飾」の3つに分け、どこをAIに任せ、どこを自分で決めるかを整理します。読むのは3分、今日の資料から試せます。

まず結論

資料づくりが半日仕事になるのは、多くの人が装飾から手をつけるからです。速い人は順番が逆で、まず構成(骨子と見出し)を固め、次に本文、最後に装飾へ進みます。AIはこのうち本文の下書きと装飾で効きますが、構成を決めるのは自分。順番を変えるだけで、迷って作り直す時間が消えます。

5 つの視点で、ぜんぶ具体に。

知識 → 手順 → 道具 → 景色 → 次の一歩。読みたいところから。

なぜ資料づくりは半日仕事になってしまうのか

原因は、順番です。多くの人はスライドを開いた瞬間から、色やレイアウトなど装飾に手を伸ばします。家に例えると、間取り図を描く前に壁紙を選ぶようなもの。何を伝えるかが定まらないまま見た目を作ると、後から中身がずれて全部やり直しになります。時間が溶けるのは能力ではなく、着手の順番のせいです。

装飾から始めると、中身が変わるたびに見た目もやり直しになる

「何を伝えるか」が未確定のまま手を動かすと、迷いだけが増える

装飾から始める(半日)先に色やレイアウトを整える。中身が変わるたびに見た目もやり直しになり、迷いが増える

構成から始める(1時間)先に骨子と見出しを固める。中身が定まってから本文・装飾へ進むので、作り直しが起きない

時間が溶けるのは能力ではなく、着手の順番のせいです。

AIは下書きは速いが、構成は決められない

生成AIは文章の下書きや要約、見た目の調整はとても速い。でも「この資料で何を伝え、どの順で並べるか」という構成は、目的と相手を知るあなたにしか決められません。情報通信白書でもAIの使い道は補助が中心です。だからAIには構成を手伝わせるに留め、決定は自分が持つ。ここを混同すると、速いはずが遠回りになります。

情報通信白書(令和7年版):資料作成などの補助に生成AIを使う企業は47.3%

企業が生成AIに最も期待する効果は「業務効率化」

ステップ1 構成をAIと10分で決める

最初にやるのは、骨子と見出しだけを決めること。「〇〇向けに△△を説明する資料。伝えたい結論は□□。見出し案を5つ、理由の順で」とAIに投げ、返ってきた案を自分で取捨選択します。ここで完成イメージの8割が決まります。本文も装飾もまだ作らない。地図を先に描くから、後の作業が迷子になりません。

プロンプト例:相手・目的・結論・欲しい見出し数を1文で渡す

AIの見出し案はたたき台。採用と却下は自分が決める

01① 構成(自分が決める)骨子と見出しだけをAIと10分。案は自分で取捨選択。ここで完成の8割が決まる
02② 本文(AIに下書きさせる)見出しごとに「1スライド1メッセージ」で書かせる。白紙から書く時間が消える
03③ 装飾(最後に最小限)テンプレ1つ・色は2種まで。中身が固まってから整えるので、やり直しゼロ

AIに任せるのは②と③。①の決定だけは自分が持ちます。

読みかけの記事は、この下に続きます

ステップ2 本文はスライド1枚=1メッセージで書かせる

構成が決まったら、見出しごとに本文をAIに書かせます。コツは「1スライド1メッセージ」。見出しを渡して「この要点を3行で、結論から」と頼むと、詰め込みすぎない下書きが返ります。全部を一度に書かせず、ブロック単位で回すと直しが楽。ここはAIの下書きが最も効く工程で、白紙から書く時間がまるごと消えます。

1スライド1メッセージ:要点を1つに絞ると読み手が迷わない

ブロック単位で書かせると、直す範囲が小さく済む

自分で決める何を伝えるか、どの順で並べるか(構成)。目的と相手を知る人にしか決められない

AIに任せる見出しごとの本文の下書き、要約、装飾の整形。速いうえに白紙の時間が消える

混同すると、速いはずが遠回りになります。

ステップ3 装飾は最後・最小限でいい

中身が固まってから、はじめて見た目を整えます。しかも最小限で十分。テンプレートを1つ決め、フォントと色は各2種類まで、余白は広めに。ここでツールの整形機能を使うと速い。装飾を最後に回すのは、中身が変わっても作り直しが起きないから。凝った装飾より、そろっていることのほうが、ずっと伝わります。

テンプレ1つ・フォントと色は各2種まで・余白広めが読みやすさの近道

装飾は中身が確定してからにすると、やり直しが起きない

今日の一歩次の資料は「構成だけ」から始める

完璧な手順を覚える必要はありません。次に作る資料で、いきなりスライドを開かず、まず構成だけAIと10分だけ決めてみる。それだけで「作りながら迷う」時間が減ります。半日を1時間にするのは新しいツールではなく、装飾を最後に回すという順番の入れ替え。今日の1枚から、順番を変えてみてください。

まず10分、構成だけ。本文と装飾はそのあと

順番を変えるだけで作り直しが減る

01いきなり開かない次の資料で、スライドを開く前にいったん手を止める
02構成だけ10分相手・目的・結論を1文でAIに渡し、見出し案を出させて選ぶ
03本文と装飾はあと骨子が固まってから本文→装飾へ。作りながら迷う時間が減る

半日を1時間にするのは、装飾を最後に回すという順番の入れ替えです。

③ 道具

参考にした情報源

この記事の内容は、次の一次情報・公式資料をもとにしています。気になる点はご自身でも確かめられます。

総務省公的機関
令和7年版情報通信白書企業におけるAI利用の現状
メール・議事録・資料作成等の補助に生成AIを使う企業は47.3%。期待する効果は
soumu.go.jp
マクロミル統計・調査
生成AIの業務活用に関する調査(2026年)
生成AI活用企業の従業員3,090名調査(2026年4月)。1日平均75分の業務
macromill.com
中小企業基盤整備機構統計・調査
中小企業のAI活用に関する実態調査
2026年3月。AI導入目的は業務効率化・作業時間の短縮が最多
smrj.go.jp

MANTA / 岩崎正宏

映像とデザインで「伝わる」をカタチに。

中堅飲食グループの広報・マーケをしながら、UNLEASH TALENT で映像制作とデザインを手がけています。大事にしているのは「伝わるか」。見た目のこだわりも、AIを使った効率化も、ぜんぶ"伝える"ための道具です。YouTube(@MantaTV)、長福寺の次期住職、4歳の娘の父——いろんな顔で、現場で本当に効いたことだけを書いています。

資料づくりを半日から1時間に AIは「構成→本文→装飾」の順で使う